Bij EnigmoAdvice helpen we organisaties hun administratieve en organisatorische werking te optimaliseren. In de buitenschoolse opvang van Jabbeke, die vijf locaties omvat, brachten we structuur, begeleiding en procesoptimalisatie om een efficiëntere en toekomstgerichte organisatie op te bouwen.

De uitdaging

Tijdens onze begeleiding kwamen enkele belangrijke knelpunten naar voren die een vlotte werking van de opvanglocaties in de weg stonden:

• • Onzekerheid over verantwoordelijkheden: Begeleiders misten duidelijke taakafspraken en gestructureerde aansturing, wat leidde tot onzekerheid en frustratie.
  • Verschillen in werking tussen de locaties: Sommige opvanglocaties kregen meer ondersteuning dan andere, wat leidde tot inconsistentie in aanpak en efficiëntie.
  • Gebrek aan een uniform inwerktraject: Nieuwe begeleiders en vrijwilligers kregen geen gestructureerde uitleg, wat een inconsistente start binnen de organisatie veroorzaakte.
  • Beperkte communicatie en feedback: De samenwerking tussen begeleiders en coördinatie verliep moeizaam, en er was geen structureel feedbacksysteem.
  • Moeizame teamwerking: Het ontbreken van duidelijke richtlijnen en structuur zorgde ervoor dat begeleiders zelfstandig gingen werken, wat de samenwerking soms bemoeilijkte.

Onze aanpak

Om deze uitdagingen aan te pakken, ontwikkelden we een plan van aanpak dat zich richtte op structuur, begeleiding en communicatie binnen de vijf opvanglocaties.

1. Duidelijke verantwoordelijkheden en structuur

We adviseerden het opstellen van een uniforme handleiding per locatie, zodat begeleiders altijd toegang hebben tot duidelijke richtlijnen.
Daarnaast werd per opvanglocatie een verantwoordelijke aangewezen om de werking en opvolging te coördineren.

2. Verbeterde begeleiding en coaching

Er werd een gestructureerd inwerkprogramma voor nieuwe begeleiders en vrijwilligers uitgewerkt, inclusief een onthaalbrochure en kennismakingsmomenten.
Ook werd persoonlijke coaching voor begeleiders gestimuleerd om hun rol sterker in te vullen en hun betrokkenheid te vergroten.

3. Efficiëntere coördinatie en communicatie

Een duidelijke overlegstructuur werd geïntroduceerd, met vaste teamvergaderingen en een systeem voor regelmatige feedback.

Daarnaast werd een voorstel uitgewerkt om de coördinator een actievere rol te geven in het ondersteunen en aansturen van het team.

4. Samenwerking en autonomie binnen duidelijke kaders

Begeleiders kregen meer autonomie binnen vastgelegde richtlijnen, zodat ze hun rol zelfstandig konden invullen zonder de structuur te verliezen.
Daarnaast werd een feedbackcultuur gestimuleerd om de communicatie tussen begeleiders en coördinatoren te verbeteren.

Uitbreiding van het coördinatieteam

Om de werking structureel te verbeteren, werd de opdracht uitgebreid van één coördinator en één administratieve medewerker naar een team van drie coördinatoren:

• Eén coördinator kreeg de verantwoordelijkheid over de verdere uitrol van BOA, het loket kinderopvang, Huis van het Kind en onthaalouders, met een sterke focus op beleidsmatige ondersteuning.
• Eén coördinator werd specifiek toegewezen aan de buitenschoolse opvang, om daar de dagelijkse werking en aansturing te optimaliseren.
• Een tijdelijke derde coördinator werd aangesteld voor de twee kinderdagverblijven, om ook daar de werking te ondersteunen en verder uit te bouwen.

Resultaten en inzichten

• Uniforme aanpak per locatie: Dankzij duidelijke richtlijnen en een verantwoordelijke per opvanglocatie werden de verschillen tussen de locaties verkleind.
• Sterkere begeleiding en coaching: Nieuwe begeleiders en vrijwilligers kregen een warmere en gestructureerde start.
• Verbeterde teamwerking: Duidelijkere afspraken en regelmatige feedbackmomenten versterkten de samenwerking binnen het team.
• Betere communicatie en efficiëntie: De coördinatie werd aangespoord om actiever te sturen en op regelmatige basis in gesprek te gaan met het team.

Een toekomstgerichte en efficiënte opvang

Bij EnigmoAdvice blijven we ondersteunen waar nodig, zodat deze positieve veranderingen duurzaam verankerd worden en de opvang zich verder kan ontwikkelen.

Met deze verbeteringen heeft de buitenschoolse opvang in Jabbeke een stevige basis om haar werking verder te professionaliseren. Door heldere structuren, efficiënte communicatie en een versterkte samenwerking binnen het team kunnen de opvanglocaties nu én in de toekomst optimaal functioneren.