Bij EnigmoAdvice helpen we organisaties hun administratieve en organisatorische werking te optimaliseren. In Jabbeke, waar de buitenschoolse opvang vijf locaties omvat, werden we ingeschakeld om structuur, begeleiding en procesoptimalisatie te brengen. Samen met het lokaal bestuur werkten we aan een efficiëntere en toekomstgerichte werking die gedragen wordt door het team.
De begeleiding richtte zich op het versterken van:
De interne organisatie en rolverdeling binnen de vijf opvanglocaties.
De begeleiding en coaching van medewerkers en vrijwilligers.
De communicatie en samenwerking tussen begeleiders en coördinatie.
De aansturing en uitbreiding van het coördinatieteam.
We ontwikkelden een plan van aanpak gericht op vijf kerndomeinen:
Duidelijke verantwoordelijkheden en structuur.
Per locatie werd een verantwoordelijke aangeduid voor coördinatie en opvolging.
Er werd gewerkt aan een uniforme handleiding met heldere richtlijnen voor begeleiders.
Verbeterde begeleiding en coaching.
Een gestructureerd inwerkprogramma werd uitgewerkt voor nieuwe begeleiders en vrijwilligers, inclusief een onthaalbrochure en kennismakingsmomenten.
Persoonlijke coaching werd gestimuleerd om de betrokkenheid en rolzekerheid te versterken.
Efficiëntere coördinatie en communicatie.
Er kwam een vaste overlegstructuur met teamvergaderingen en regelmatige feedbackmomenten.
De rol van de coördinator werd herbekeken en actiever ingebed in de dagelijkse ondersteuning van het team.
Samenwerking binnen duidelijke kaders.
Begeleiders kregen meer autonomie, binnen duidelijk afgesproken grenzen.
Er werd ingezet op het stimuleren van een open feedbackcultuur tussen begeleiders en coördinatie.
Uitbreiding van het coördinatieteam.
Het team werd uitgebreid van één naar drie coördinatoren:
Eén coördinator voor beleidsmatige ondersteuning (BOA, Loket Kinderopvang, Huis van het Kind, onthaalouders).
Eén coördinator specifiek voor de buitenschoolse opvang.
Een tijdelijke derde coördinator voor de ondersteuning van de kinderdagverblijven.
De aanpak resulteerde in zichtbare verbeteringen binnen de werking:
Uniforme werkwijze per locatie: verschillen tussen locaties werden verkleind dankzij heldere richtlijnen en aansturing.
Warmere en vlottere opstart: nieuwe begeleiders kregen een duidelijke start via een gestructureerd inwerktraject.
Versterkte teamwerking: heldere afspraken en regelmatige feedbackmomenten verbeterden de onderlinge samenwerking.
Actievere aansturing: de coördinatie kreeg een duidelijkere rol in het ondersteunen en sturen van de werking.
Betere interne communicatie: teamleden konden vlotter afstemmen met collega’s en coördinatoren
Het traject in Jabbeke toont hoe helderheid, betrokkenheid en structuur kunnen leiden tot een efficiëntere en professionelere werking in de buitenschoolse opvang. Bij EnigmoAdvice blijven we beschikbaar voor verdere ondersteuning, zodat deze positieve veranderingen duurzaam verankerd worden in de toekomst.
